個別支援事例紹介

事務作業サポート

事務支援スタッフがモニター自治会に訪問し、話し合いの中で問題の洗い出しをしながら、改善策をたてて事務負担軽減の作業を行いました。

【D自治会の現状】
□毎月のように行事やイベントがあるので頻繁に告知や参加者リスト
を作成している自治会。
□前任者が作った前年や2年くらい前のお知らせなどを手直しして
使用している。
□5年ほど前にパソコンに詳しい人がクラウドでファイルなどを
共有するシステムを作ったが、現在詳しい人は役員にいない。

【お悩み・問題点】
〇必要最低限の操作方法を習って使っているが、システムの本来の
仕組みがわかっていないので、現在どのような状況で運用されて
いるのかわからない。
〇マニュアルがない。
〇データやフォルダの保存場所が誰が見ても
わかるように整理されていない。
〇IDやパスワードを使いまわしているので、
誰がデータにアクセスできているのか不明。
〇名簿もあるのでセキュリティーに不安。

【解決策のご提案・実践編1】
お使いになっていた共有システムはパソコンに詳しくない方には使いづらいものだったので、比較的使いやすいシステムを弊社で選定し、
導入。実際に一緒に初期設定などの設定をし、使用方法をご説明。
万が一のデータ紛失を考慮した、バックアップの方法もご提案。
現在、役員の方々のお声を聞きながら、必要な作業だけがわかりやすく記載してあるマニュアルの作成をする予定。
後任の方にも渡せるように準備を進めている。

【解決策のご提案・実践編2】
会員名簿の個人情報のファイルの保護
エクセルファイルで作成・更新・保存している名簿現状だと誰に見られてしまうかわからない。
→  ファイルにロックをかけて閲覧・編集できる人を限定。
こちらもわかりやすいマニュアルを作成してお渡しする予定。

とは言え、紙の資料などは全くなくなるわけではない。

会計の資料のような本当に必要な物のみをファイリング。
お知らせや回覧したものなどの紙の資料は1年度分を
1つの封筒などにどんどん入れていき、
数年経ったら廃棄していく。

このようなちょっとした工夫で、要らない資料が溜まって、必要な資料が
見つからないなどというような事態を避けることができ、
手間も時間も省くことができる。

お問い合わせ・お申し込み

自治会・町内会のお困り事をサポートスタッフがお伺いして一緒に解決していきます!自治会・町内会の皆さま、是非この機会をご活用ください。
藤沢市市民自治推進課 0466-25-1111(内線2512)
一般社団法人キャリアアップ支援協会 0466-77-8306